As dicas e recursos a seguir, se provaram de grande ajuda para manter o ritmo dos negócios e do time, onde quer que eles estejam.
A primeira dica é tornar o trabalho remoto, um trabalho conectado. Não é porque estamos distantes, que não estamos na mesma equipe. Este sentimento de grupo precisa ser mantido, e para que isso aconteça, a infraestrutura necessária precisa estar à disposição de todos.
Tenha certeza que todo o seu time esteja com as ferramentas certas de trabalho para se comunicar e colaborar em equipe efetivamente.
Regras do grupo, de como esta comunicação vai acontecer, são fundamentais para que todos estejam cientes de como usar a infraestrutura disponível.
Ter um Workplace para o time é uma forma de fazer o uso de documentos compartilhados acontecer. A maioria das empresas possui um drive compartilhado, caso sua empresa ainda não tenha, há inúmeras opções em nuvem, como o One Drive ou o Google Suite.
Inicie conversas individuais separadamente, via chat online, com cada membro da equipe, quando achar necessário. Lembrando inclusive, de perguntar nestes momentos sobre um ponto positivo e um negativo quanto a forma de trabalho remoto.
Determine qual tecnologia de videoconferência será usada pelo time para encontros regulares e prepare o calendário das reuniões recorrentes para que todos se organizem em participar.
Mantenha claro os horários que todos precisam estar disponíveis e um canal para emergências, se esta for uma necessidade do time, conforme a atividade desenvolvida.
Estabeleça um processo simples para documentar os encontros da equipe, a cada reunião um dos membros pode ser designado como o responsável pelas anotações. As pessoas se dispersam com facilidade nos encontros online, portanto, as decisões, atividades e responsáveis precisam constar deste documento para garantir o entendimento de todos.
Caso seu time nunca tenha trabalhado remotamente, vale colocar na pauta de uma das reuniões em grupo a definição do meio de comunicação preferido (e-mail, chat, video, telefone) e em quais situações eles devem acionar o líder e como acioná-lo com rapidez.
Procure compartilhar regularmente com a equipe informações corporativas da empresa: atualizações na hierarquia, material de marketing ou outras informações relevantes. Isso ajuda a manter a conecxão com outras áreas e com a empresa como um todo.
Aprenda a estruturar bem todas as reuniões online para evitar a dispersão. Ajuda a equipe a se manter produtiva e conectada priorizar o acompanhamento das atividades e ter sempre o objetivo da reunião em mente.
Assuntos delicados ou polêmicos precisam ser discutidos via videoconferência e em grupos pequenos ou individualmente, se possível. Dar um feedback construtivo, por exemplo, pode ter um resultado negativo remotamente. Certifique-se de como o interlocutor está se sentindo tanto no início como no fim da conversa.
Sempre esteja preocupado com as tarefas, mas também com o sentimento da equipe. Estresse e frustração são mais comuns no trabalho remoto, porém, podem ser tratados e revertidos em uma conversa individual. Entenda as necessidades e pergunte sobre sua vida em casa no geral (filhos, esposa, marido, idosos na família) para entender melhor a situação.
Só para ter um checklist, as principais ferramentas que todos devem ter acesso são: computador; internet confiável; acesso remoto a rede de arquivos (VPN); ferramenta para videoconferências online; ferramenta para mensagens instantâneas; ferramenta de acompanhamento de atividades/prazos; fones de ouvido compatíveis com o computador e com as ferramentas escolhidas.
Algumas sugestões de ferramentas online e gratuitas para organizar atividades, prazos e responsáveis: Trello, Monday, Workplace do Facebook, tarefas do Google, Wunderlist.
Liderar não é impor, mas despertar nos outros a vontade de fazer. Esteja presente para sua equipe mesmo à distância.
Mariluci
Gestora de empresas
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