Muita informação é um assunto da modernidade que não é levado muito a sério pelas pessoas ou pelas empresas, entretanto é vivido por todos nós. Aceitamos que temos muita informação, que ela não está devidamente organizada, mas vamos em frente assim mesmo.
Nem vou falar aqui na diferença de dados e de informações, pois o assunto já foi amplamente explicado em blogs e livros. Pra quem tiver dúvidas ou quiser se aprofundar deixo um link no final deste artigo.*
Meu foco é refletir um pouco sobre como lidar com tanta informação e o que fazer com ela tanto na vida pessoal como empresarial para que ela possa ser usada no devido momento.
Pense em sua agenda do celular. Outro dia resolvi dar uma olhada na lista imensa de nomes, telefones e e-mails armazenados e cheguei a conclusão que: em muitos casos, não sabia quem era a pessoa, se aquele telefone e e-mail ainda estariam ativos e atualizados ou ainda, um tanto assustador, se aquela pessoa ainda estaria viva.
Há não muito tempo atrás sofríamos com restrições de campos no celular para descrever um contato, limite de caracteres para cada campo e ainda com a perda das informações no caso de avaria do aparelho, perda ou roubo. Quem se lembra ou já sofreu com isso?
Atualmente o armazenamento em nuvem nos liberou de todas estas dores e acrescentou outras facilidades: a organização dos contatos em pastas, campos adicionais em que podemos anotar ainda mais referências para facilitar a busca.
No entanto, ano vai e ano vem e o drama é o mesmo: como encontrar o número de telefone daquele marceneiro, que fez aquele ótimo trabalho pra mim e eu já não lembro o nome? Como será que eu salvei?
Agora imagina como é organizar dados de uma empresa, que inclui muito mais cadastros diariamente através de canais e pessoas diversas sem um padrão estabelecido.
Pensando nisso fiz uma lista do que eu considerei ponderações importantes, que inclui na organização dos meus contatos, e que talvez ajude na organização dos seus e até para repensar processos nas empresas:
-Ter um padrão de registro: nome e sobrenome sempre; use outros campos pra colocar informações adicionais; inclua pelo menos a cidade da pessoa no endereço; sempre inclua o DDD no telefone, mesmo se for o da sua cidade.
-Utilize dos grupos para sinalizar pessoas do trabalho, da faculdade, da escola dos filhos, etc.
-Utilize um dos campos disponíveis para colocar a data da última atualização da informação e lembre-se de trocar esta data, quando fizer uma atualização dos dados.
-Utilize da facilidade de muitas ferramentas de encontrar na agenda contatos duplicados ou semelhantes e faça um saneamento de tempos em tempos.
-Coloque tags nos contatos com palavras relevantes para que possa fazer buscas rápidas por assunto. Exemplo: serviços gerais; potencial cliente; antigo cliente.
-Utilize das redes sociais para checar informações antes de mandar algo errado pra pessoa errada. E-mails e telefones mudam ao longo do tempo.
Claro que nas empresas as coisas funcionam de forma bastante diferente, principalmente se existe um software tratando do saneamento das informações vindas de diversos canais e sendo integradas a este sistema por diversas pessoas. Por isso, se você já consegue lidar bem com o volume de informações, de forma organizada, tanto na vida pessoal como na empresa, deixe nos comentários a sua técnica, pode ajudar muito quem ainda está buscando soluções.
Mariluci Durante
Gestora de empresas
*Link do artigo sobre diferença de dados e informações:
http://www.profcordella.com.br/unisanta/textos/tgs21_dados_info_conhec.htm
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